4 succesfactoren voor een geslaagde project kick-off

4 succesfactoren voor een geslaagde project kick-off

Het succes van een project is afhankelijk van een groot aantal factoren, veel van deze factoren zijn dynamisch en wijzigen per project. Vaak wordt gewerkt met een nieuwe teamsamenstelling waarin sprake is van medewerkers in diverse gradaties van ervaring. Daarnaast heb je te maken met engineerings-uitdagingen welke zich nog in de praktijk dienen te bewijzen. De projectleider en het team worden geconfronteerd met onbekende parameters, waar zij niet altijd direct invloed op hebben maar welke wel een directe invloed op het projectresultaat kunnen hebben. Nieuwe klanten, nieuwe onderaannemers, nieuwe projectlocaties en de (soms onbekende) eisen en uitdagingen die dit met zich meebrengen maken de voorbereiding van het project een niet te onderschatten onderdeel van het proces!

Het helder communiceren, bespreken en afstemmen van de projectplannen en (met name) elkaars rol en verwachtingen binnen het projectteam is daardoor van essentieel belang. TOP vind dat een goede project kick-off niet zozeer een presentatie is van verschillende projectplannen, maar een actieve bijeenkomst waarbij het delen van elkaars kennis, visie, verwachtingen en (persoonlijke) uitdagingen centraal staan. Maar hoe pak je dat aan? Onderstaand vier belangrijke pijlers voor een succesvolle project kick-off.

1. Verzeker sociale veiligheid
Een goede project kick-off is geen eenrichtingsverkeer, het is geen ‘presentatie’ van één teamlid die door een aantal slides bladert. Het is een gesprek met de teamleden waarin iedereen zijn/ haar visie en vragen kan delen met de rest van het team. Hoe gaan we de kosten in de hand houden? Hoe zorgen we voor het juiste veiligheidsniveau? Hoe gaan we om met onderlinge rapportages? Hoe registeren we afwijkingen? Ieder teamlid moet ruimte krijgen om zijn/ haar inbreng te hebben, met name jonge en onervaren teamleden kunnen zich belemmerd voelen om hun vragen of twijfels te uiten.

Enkele ideeën op een rij:
– Gebruik een externe locatie. Hierdoor wordt je niet gehinderd door de ‘dagelijkse’ omgeving (telefoon, collega’s, etc.);
– Zet de stoelen in een cirkel en verwijder tafels. Dat is altijd even wennen, maar het creëert een grotere vorm van openheid en dus vertrouwen, omdat deelnemers zich letterlijk niet kunnen verschuilen achter een tafel;
– Laat alle teamleden deelnemen aan de kick-off (dus ook de projectleider zelf) en zorg voor iemand die deze bijeenkomst leidt en het proces bewaakt, maar zelf geen inhoudelijke inbreng heeft. Bij voorkeur is dit een persoon die geen belang heeft binnen het project zelf.
– Plan de kick-off op tijd in en neem de tijd. Het op tijd inplannen en regelmatig herinneren laat zien dat je het belangrijk vindt. Neem voldoende tijd voor de kick-off, bij voorkeur minimaal een dagdeel, zodat er aandacht is voor persoonlijke inbreng.
– Ga na afloop lekker met elkaar lunchen of borrelen. Een gezamenlijke lunch vooraf is ook een mogelijkheid, probeer teamleden met verschillende specialisaties zo verdeeld mogelijk aan tafel te krijgen. Desgewenst kun je koppels een gespreksonderwerp geven, zodat er tijdens een ontspannen lunch al over het project gepraat wordt. Vergelijk het met het marineren van vlees. Dat kost tijd, maar het resultaat is zoveel beter! Een borrel vooraf is aanlokkelijk, maar komt de scherpte vaak niet ten goede

2. Kies werkvormen met een dialoog
Voordat je gaat samenwerken, is het belangrijk te weten hoe projectleden over bepaalde zaken denken en welke argumenten die visie ondersteunen. Een open dialoog tussen de teamleden is daardoor essentieel en draagt direct bij aan het eindresultaat. Hierbij zijn twee aspecten het belangrijkste:

1. Betrek iedereen, nodig degene die niet spreken uit hun mening te ventileren.

2. Spreek af dat iedereen vrij is om te zeggen wat zij willen, je mening geven is nooit fout!

Enkele ideeën op een rij:
– Open de kick-off met een vraag die je aan een aantal verschillende teamleden stelt. Zorg dat het een open vraag is. Alle antwoorden zijn goed, omdat het vaak een mening/ visie is.
– Speel het stellingnamespel of bijvoorbeeld het ‘Lagerhuis’, waarbij je middels vooraf bepaalde stellingen de teamleden uitspraken kunt laten doen op het scherpst van de snede. Ook hier is elk antwoord goed.
– Wees blij als er discussies ontstaan en geef deze – tot op zekere hoogte – de ruimte. Als de discussie niet tot consensus leidt, parkeer deze en nodig de betreffende teamleden uit om hier op een later tijdstip  over door te praten. Het is beter om mogelijke conflicten tijdens de kick-off bloot te leggen, dan dat deze pas tijdens de uitvoering van het project aan het licht komen.
– Laat teamleden een beknopte functiebeschrijving opstellen van één of meerdere teamleden en presenteer deze aan de groep. Hierdoor komen verwachtingen van elkaar naar voren, waardoor middels een dialoog duidelijkheid en consensus zal ontstaan.

3. Focus op het belangrijke, niet op de details
Het heeft geen zin om projectplannen tot in detail door te spreken. Ten eerste kan niemand dat onthouden en ten tweede is het niet voor niets in een plan vastgelegd, iedereen kan dit zelf lezen en doorgronden. De meeste mensen onthouden uit een dergelijke sessie (zoals ook uit bijvoorbeeld een training), 5 plus-of-min 2 aspecten, dus minimaal 3 en maximaal 7 aspecten. Gebruik dit gegeven in de voorbereiding door ervoor te zorgen dat de belangrijke aspecten aan bod komen en vul details pas later in.

Behandel alleen aspecten die een directe invloed kunnen hebben op de drie belangrijkste aspecten in elk project:

  • Project budget;
  • Project planning;
  • HSE-aspecten.

Als aan de bovenstaande drie aspecten in positieve zin invulling wordt gegeven, draagt dit per definitie bij aan het succes van het project!

4. Bepaal de projectdoelen en vier het commitment
De teamspirit en daarmee de samenwerking zullen een enorme ‘boost’ krijgen, als de project kick-off wordt afgesloten met een gezamenlijk statement en .. natuurlijk.. een toast!.

Verdeel het projectteam in twee of drie subgroepen en geef elke groep een flip-overvel en stiften. De opdracht is om per groep een ‘top-5’ van project-uitdagingen te laten opstellen. Deze project-uitdagingen mogen hun effect hebben op de drie succesfactoren: project budget, project planning of HSE-aspecten.

Laat elke groep per uitdaging een mogelijke oplossingsrichting bepalen op de flip-over. Vervolgens gaat elke groep de ‘uitdagingen’ presenteren aan de andere teams. Na de presentatie (en natuurlijk de nodige discussie/ dialoog) worden de flip-overs naast elkaar opgehangen en krijg ieder teamlid een stift. Ieder individueel teamlid moet nu op elke flip-over 2 aspecten aangeven die hij/ zij het belangrijkst vindt.

Tel vervolgens de streepjes en geheel vanzelf vormt dit een gemeenschappelijke top drie van uitdagingen, inclusief oplossingsrichting van de gehele groep. Natuurlijk mag een top 2, 4, 5 of 10 ook, maar het is aan te raden om dit te beperken. Schrijf de uitdagingen mét hun oplossing op een aparte flip-over en voilà; de belangrijkste projectdoelen zijn geheel gemeenschappelijk bepaald en vastgelegd.

Desgewenst kunnen alle teamleden hier persoonlijk de handtekening onder zetten. Dat is hét moment om een goed glas champagne te drinken en te toasten op het gezamenlijke succes, waarbij een groepsfoto natuurlijk niet mag ontbreken!

Veel succes!

Share:

Leave a Comment

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *